POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

ESSENSALE S.A.S. es una organización comprometida con el cumplimiento de la normatividad en materia de datos personales. La presente información contiene a nivel general los derechos que le asisten a nuestros  cliente , para garantizar el ejercicio de sus derechos como titulares de los datos personales, el tratamiento y los mecanismos para hacer valer sus derechos de conformidad con la normatividad vigente.

El objetivo es establecer los procedimientos necesarios para el manejo de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de ESSENSALE S.A.S., ya sean digitales o físicas, las cuales serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

MARCO LEGAL

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Art. 15 y Art. 20 que consagra el Derecho Fundamental a la intimidad personal, familiar y al buen nombre. 

LEY 1266 DE 2008 Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la provenientes de terceros países y se dictan otras disposiciones.

 LEY 1273 DE 2009 Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos" y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

 LEY 1581 DEL 2012 Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

DECRETO ÚNICO 1074 DE 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

DECRETO ÚNICO 1072 DE 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dentro del compromiso legal y corporativo de ESSENSALE S.A.S. para garantizar la privacidad y confidencialidad de la información personal de sus clientes, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los siguientes:

a) Principio de legalidad: No habrá tratamiento de información personal sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

b) Principio de finalidad: La incorporación de datos personales a las bases de datos físicas o digitales de ESSENSALE S.A.S. deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula o formato de autorización para el tratamiento de datos personales, y en la presente política.

c) Principio de libertad: ESSENSALE S.A.S. únicamente realizará tratamiento de datos personales cuando cuente con la autorización para ello, en los términos del art. 3 literal a) de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo II del Decreto 1377 de 2013.

d) Principio de veracidad y calidad: ESSENSALE S.A.S. propenderá porque la información de las personas sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente, ESSENSALE S.A.S. se abstendrá de llevar a cabo el tratamiento de la información cuando existan dudas sobre la calidad o veracidad de esta. 

e) Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: ESSENSALE S.A.S. se compromete a garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el titular.

g) Principio de seguridad: ESSENSALE S.A.S. adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no sea tratada por personas no autorizadas.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los principios y disposiciones contenidas en la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES se aplican a los datos personales sobre los cuales ESSENSALE S.A.S. efectué tratamiento o sea responsable, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

DEFINICIONES

Para efectos de dar claridad y transparencia a la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, se establecen las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Dato Privado: Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

e) Dato Sensible: Se trata de aquella información que puede afectar la intimidad del Titular y/o que puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en acción con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

 g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos personales.

h) Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso circulación o eliminación.

j) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable, que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de la política de tratamiento de los datos personales que le son aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

k) Dato Público:  Es el dato que no es semi-­­privado, privado o sensible, son considerados datos públicos entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a la calidad de comerciante o de servidor público. Por naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado, por cuenta del responsable.

CONSENTIMIENTO Y/O AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ESSENSALE S.A.S., se requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. En virtud de ello, se han establecido los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Para tales fines, ESSENSALE S.A.S. podrá emplear medios físicos, electrónicos, de audio, video o en cualquier otro formato que permita garantizar la constancia de dicha autorización, de acuerdo con lo contenido en la Ley 1581 de 2012, y para los casos de aquellas autorizaciones que no se puedan obtener ESSENSALE S.A.S. hará uso de lo establecido en el Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, publicando las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales en todos sus medios de comunicación disponibles al púbico.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los Datos Personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre  el uso que se hace de su información personal.

Para cumplemento de lo anteriormente expuesto, se debe tener en cuenta que el consentimiento del titular de la información es un presupuesto para la legitimidad constitucional de los procesos de administración de datos personales, tratándose de un consentimiento calificado, ya que debe ser  previo, esto es que la autorización debe ser suministrada en una etapa anterior al tratamiento; expreso, en la medida que debe ser inequívoco; e informado, toda vez que el titular no solo debe aceptar el tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización. De acuerdo con lo señalado, para realizar el tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos de ESSENSALE S.A.S. se deberá contar con la autorización previa y expresa del titular de la información. Para garantizar lo anterior, cuando a través de cualquier operación se incorporen datos de personas naturales a las bases de datos de ESSENSALE S.A.S. se pondrá a disposición del tercero, una cláusula o formato de autorización para el tratamiento de datos personales, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

a) El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo. b) La indicación que señale que la respuesta a las preguntas es facultativa cuando se trate de autorización para el tratamiento de datos sensibles o de niños y adolescentes, c) La indicación del responsable del tratamiento de la información, así como su dirección física o electrónica d) Los derechos que le asisten al titular de los datos personales e) La duración del tratamiento que se le dará a los datos personales.

Cuando no se cuente con la autorización previa y expresa del titular de la información ESSENSALE S.A.S. deberá abstenerse de realizar tratamiento a la misma. 

AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relativa a la existencia de la Política de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El Aviso de Privacidad, deberá contener la siguiente información:

a) La identidad del responsable del tratamiento. b) Domicilio del responsable del tratamiento. c) Datos del contacto del responsable del tratamiento. d) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos, la finalidad y la duración del tratamiento. e) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

 

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

ESSENSALE S.A.S. realizará el Tratamiento de datos personales de sus clientes. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad contemplados en la Ley, la recolección de datos personales por parte de ESSENSALE S.A.S. se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para lo cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

ESSENSALE S.A.S. tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y solo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica:

El tratamiento de datos personales de clientes que son personas naturales tiene el propósito de que ESSENSALE S.A.S. pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o sus legitimarios

DERECHOS DE LOS TITULARES

Son derechos de los titulares de la información:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ESSENSALE S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de autorización otorgada a ESSENSALE S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. c) Ser informado por ESSENSALE S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales y no exista una obligación legal o contractual. e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. f) Las demás que señale la normatividad vigente.

PROCEDIMIENTOS DE PETICIONES, QUEJAS Y/O RECLAMOS

a) Peticiones:

Si el titular de la información desea conocer qué tipo de información posee ESSENSALE S.A.S. respecto a su persona, debe presentar la respectiva solicitud la cual deberá ser resuelta en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

b) Reclamos y/o Quejas:

El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a ESSENSALE S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El Reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a ESSENSALE S.A.S., bien al correo electrónico servicio.cliente@senthia.com o a la dirección Calle 41 No. 6 – 16 Bodega 8 Municipio de Cali, con el asunto “RECLAMO Y/O QUEJA HABEAS DATA”. Dicho escrito deberá contener: el nombre e identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que considere relevantes.

• Si el reclamo resulta incompleto, ESSENSALE S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ESSENSALE S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Protección de Datos Personales con el fin de adaptarla a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio. El responsable del tratamiento de la información es ESSENSALE S.A.S., sociedad por acciones simplificadas, debidamente constituida conforme a las Leyes de la República de Colombia, con domicilio en el municipio de Cali y sede principal ubicada en la Calle 41 No. 6 – 16 Bodega 8 de la ciudad de Cali, Correo electrónico: protecciondatos@senthia.com

RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El responsable del tratamiento de la información es ESSENSALE S.A.S., sociedad por acciones simplificadas, debidamente constituida conforme a las Leyes de la República de Colombia, con domicilio en el municipio de Cali, Colombia y sede principal ubicada en la Calle 41 No. 6 – 16 Bodega 8. Correo electrónico: servicio.cliente@senthia.com

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